90 % av feilansettelsene kan unngås

Neida, jeg har verken forskning eller noen undersøkelse som dokumenterer en slik påstand. Prosentandelen er kun et uhøytidelig anslag basert på min egen erfaring, samt diskusjoner med andre ledere og HR-personell. Jeg er overbevist om at svært mange, for ikke å si de aller fleste, feilansettelser kunne vært unngått dersom man hadde prioritert referansesamtaler høyere. Med dette innlegget har jeg et ønske om å gjøre deg mer bevisst på verdien av å gjennomføre mange referansesamtaler med høy kvalitet, og at du på denne måten reduserer risikoen for å gjøre feilansettelser. Gevinsten vil tilfalle både deg, din organisasjon – og ikke minst kandidaten.   

Rekrutteringsprosessen

Aktivitetene i din rekrutteringsprosess er helt sikkert de samme som i organisasjoner flest. Du leser gjennom kandidatens søknad, CV og papirer. Om du liker det du leser, inviterer du til ett eller flere intervjuer. Deretter gjennomfører du kanskje en personlighetstest. Trolig inviterer du en oppfølgingssamtale der du gir tilbakemelding på testresultatene og samtidig observerer reaksjonene hos kandidaten. En del bedrifter gir også kandidaten en «case» eller flere, som kandidaten må løse der og da eller som hjemmeoppgave. Avslutningsvis spør du om hennes/hans forventninger til betingelser, før du utarbeider et tilbud. I den siste fasen av prosessen sjekker du nok også et par referanser. Men hvor gjennomtenkt er du med hensyn til antall referansesamtaler, hvordan du velger ut referansene, når i prosessen du kontakter dem, hvem som snakker med referansene og hvordan selve referansesamtalen skal gjennomføres?

Intervjuer

Rekrutteringsprosessen bør starte med ett eller flere intervjuer. Dette er viktig for ikke å kaste bort tid i prosessen, dersom stilling og kandidat ikke skulle samsvare. Sett at du og dine kolleger gjennomfører til sammen fire intervjuer á to timer. Dette blir totalt åtte timer; tilsvarende en vanlig arbeidsdag. Samtidig er ikke dette en vanlig arbeidsdag, men en intervjudag. Det vil si at man ikke får observert kandidaten i sitt vanlige miljø eller i sin normale arbeidssituasjon. Å avdekke kandidatens personlighet gjennom intervjuer, er ikke for hvem som helst å klare. Med mindre du er utdannet i faget, har de nødvendige personlige egenskapene og/eller har gjennomgått relevante kurs og trening, vil det være vanskelig å forutse hvordan kandidaten vil oppføre seg som ansatt hos dere. Dersom du etter en innledende intervjurunde har negative opplevelser eller en dårlig følelse etter intervjuene, kan det være god nok grunn til å avslutte prosessen. Om du har en god følelse for kandidaten og dere begge ønsker å gå videre i prosessen, må du allikevel passe deg vel for å tro at kandidatens personlighet nå er avdekket. Dette gjør du mye grundigere og med høyere kvalitet gjennom referansesamtaler.

Hvor mange referanser bør sjekkes?

Referansene kan gi deg en innsikt i kandidatens personlighet og adferd som det ikke er mulig å skaffe seg gjennom intervjuer. Dette betinger imidlertid at du foretar et større antall av referansesamtaler. Sett at du gjennomfører 10* slike samtaler med ulike personer som har jobbet i snitt to år med kandidaten. Totalt gir dette en hverdagserfaring med kandidaten på 20 år! Sammenlign gjerne dette med åtte timer med intervjuer. Se hvor utrolig mye mer innsikt du kan skaffe deg gjennom referanser! Du må selvsagt gjennomføre både intervjuer og referansesamtaler, og jeg vil hevde at du bør vektlegge disse like høyt, selv om de tjener ulike formål. Intervjuer er godt egnet til å gi et førsteinntrykk, mens referanser er bedre egnet til å gi deg en grundigere innsikt i kandidatens personlighet og adferd.

Hvordan velge ut referanser?

Hvordan velger du ut kandidatens referanser? Ja, for det er faktisk du som skal velge ut referansene. Derfor benytter jeg svært sjelden referanser som står oppført i CV-en eller i søknaden. Disse er kandidatens favoritter og vil trolig ikke gi noe annet inntrykk av kandidaten enn det som denne gir av seg selv under intervjuer. Da er det bedre å sette seg ned med kandidaten og jobbe seg gjennom dennes bakgrunn; gjerne med CV-en som utgangspunkt.

Hvor mange referanser bør sjekkes?

Dersom man i samtalen med kandidaten spør seg frem etter tidligere kolleger, ledere og kunde- eller leverandørkontakter ved både nåværende og tidligere arbeidsgivere, kan man fort komme opp i et større antall referanser. Dere noterer begge underveis, og kandidaten ettersender så en e-post til deg med navn og nummer på de referansene, som dere er blitt enige om at du skal kontakte. Om mulig, foretrekker jeg at kandidaten ikke varsler referansene- dette for å unngå at referansene får en for sterk lojalitet til kandidaten. 

Når gjennomføre referansesamtalene?

Det er to gode grunner til å utsette referansesamtalene til sent i prosessen. Den ene grunnen er at et større antall samtaler er tidkrevende å gjennomføre. Det er hensiktsmessig å utføre andre, mindre krevende aktiviteter i forkant. Kanskje disse også fører til at du avslutter prosessen før du kommer så langt som til referansene. Den andre grunnen er at referansesamtalene vil eksponere kandidaten, spesielt når samtalene er mange. Det er ikke sikkert at kandidaten ønsker å kringkaste at hun/han er jobbsøkende. Det er derfor unødvendig å utsette kandidaten for denne risikoen før du er mer trygg på at kandidaten kan være riktig person for stillingen.

Ved å gjennomføre samtalene sent i prosessen, løper du imidlertid risikoen for at du bevisst eller underbevisst allerede har bestemt deg for å ansette kandidaten. (Ref. mitt forrige innlegg, «Når hjernen lurer deg»). Jeg har også erfart at noen velger å gjennomføre referansesamtalene etter at kandidaten har mottatt tilbud. Dette er så håpløst at jeg ikke vil kommentere det nærmere.

Hvem bør gjennomføre referansesamtalene?

I større organisasjoner er det ikke uvanlig at HR-avdelingen gjennomfører referansesamtalene. Det kan forsvares ut ifra at dette gjerne er personer med god kompetanse på området. Likevel mener jeg at kandidatens nærmeste leder, bør gjennomføre så mange som mulig av disse samtalene. Hovedårsaken til dette er at det er en unik mulighet til å lære kandidaten å kjenne, noe som du vil dra veksel på dersom det ender opp med en ansettelse. Dette fordrer imidlertid at du er bevisst på mulig bekreftelsestendens (confirmation bias). I slike tilfeller kan det være nyttig at en annen tar en del av samtalene.

Hvordan gjennomføre samtalene?

Det finnes mange måter å gjennomføre referansesamtaler på. Det viktigste er å være bevisst på hva du ønsker å avdekke. Det vil ofte være mange referansepersoner som du ikke kjenner fra før. Utfordringen blir da å klare å skape en tillitsfull relasjon til referansepersonen underveis i samtalen. Jeg er vant med å bruke en samtalemal, men andre kan føle at dette kan bli litt stivt og kunstig. På den annen side er det lett for at du ikke får avdekket det du ønsker, dersom samtalen bare flyter fritt. Uansett må det trenes før du klarer å gjennomføre gode samtaler. Med «gode» mener jeg at du får ut både positive sider og forbedringsområder for kandidaten. Jeg kaller dette «referansesamtalens psykologi»: at man opparbeider en fortrolighet hos referansen som gjør at de vil dele mer ømfintlige ting om kandidaten. Jeg minner gjerne referansen om at jeg ikke søker perfekte mennesker, for slike finnes nemlig ikke. Vi ønsker bare å være mest mulig trygg på at kandidaten vil lykkes og trives hos oss dersom vi ansetter henne/han. Jo mer innsikt du erverver deg i hvordan andre har opplevd å arbeide tett med kandidaten over tid, jo større forutsetninger har du for å forutse om hun/han vil passe inn og utvikles i organisasjonskulturen i din organisasjon. 

Noen tall

Du vil kanskje ikke redusere antall feilansettelser med 90 %, men en fersk undersøkelse blant ledere utført av Opinion for Experis viser likevel urovekkende tall. 20 % oppgir at de aldri, sjelden eller kun en gang i blant ringer referanser. 57 % ringer aldri, sjelden eller kun en gang i blant andre referanser enn de som er oppgitt på CV.  Adecco anslår at en feilansettelse koster mellom 700 000 og 900 000 kroner. HR Norge og EY estimerer det samme til to årslønner.

Utfordring

Reflekter gjerne over hvilken rolle referansesamtaler skal ha i din rekrutteringsprosess. Prøv så ut én eller flere av momentene nevnt ovenfor, gjerne i samråd og samspill med dine kolleger, eller HR-avdelingen om dere har en sådan. Jeg er i hvert fall overbevist om at man vil kunne redusere risikoen for feilansettelser betydelig gjennom riktig benyttelse av referansesamtaler.

*I Miles ansettes ingen uten at det gjennomføres minst 10 referansesamtaler.

PS! Del gjerne dine tanker om og erfaringer med dette temaet i kommentarfeltet. Sammen blir vi klokere 🙂

Registrer gjerne din e-post på «Abonner på blogginnlegg», så dukker det opp nye innlegg med ujevne mellomrom i din innboks.

11
Legg inn kommentar

avatar
Svein Harald Røine
Gjest
Svein Harald Røine

Strålende innlegg Tom Georg. Har noen tilleggskommentarer: 1) Det hadde vært interessant å se en typisk referansesamtale mal. 2) Jeg er overbevist om at flere personer (gjerne minimum 4) fra selskapet bør gjennomføre intervjuene. Jeg har selv meget god erfaring med å jobbe i team av to og to som tar intervju med kandidaten. Samtlige har vetorett. Dvs. at alle kan stoppe kandidaten hvis de ikke mener kandidaten har den nødvendige kompetanse, kjemi, verdigrunnlag etc. som de føler er påkrevet. Det skal ikke være slik at tre av intervjuerne skal overkjøre/overbevise den som tviler. Det er flere fordeler ved at… Les mer »

Tom Georg
Gjest
Tom Georg

Meget gode refleksjoner og erfaringer, Svein Harald. Kan absolutt bifalle disse. Tusen takk!

Jørgen Lund
Gjest
Jørgen Lund

Det er tydelig at du/dere har gjort grundige erfaringer her. Sjelden å lese en så gjennomtenkt plan for rekruttering. Selve samtalen blir som du sier utrolig viktig. Det kan kanskje utdypes litt mer enn du gjør. Jeg tenker at dette handler mer om et intervju enn en samtale. Grundige og godt gjennomtenkte spørsmål vil gi et solid inntrykk av deg som rekrutterer overfor referansepersonene. Det vil – tror jeg – redusere muligheten for bevisst feilaktige og litt for rosenrøde omtaler av kandidaten. Det blir nesten som en form for gravejournalistikk. Problemet er jo ofte – som du sier – en… Les mer »

Britt
Gjest
Britt

Dette støtter jeg fult ut, har selv gode erfaringer med en slik fremgangsmåte.
I tillegg prøver jeg også å gjennomføre referansesamtalen gjennom personlig møte. Dette har ofte flere positive ringvirkninger som nettverksbygging og nye potensielle kunde/samarbeidsrelasjoner.

Daniel Hammer
Gjest
Daniel Hammer

Veldig interessant å få mer kontekst på akkurat det med referansesamtaler ettersom det var noe du snakket litt om da du kom og holdt et foredrag for oss på NHH om Miles og ledelse. Eg var heller ikke klar over at det er anslått å være så dyrt med feilansettelser! Det burde gjøre det lettere for bedrifter å sette av en del ressurser for nettopp ansetteldesprosessen ettersom alternativkostnaden er såppas høy om ansettelsen ikke er vellykket uansett. Litt tilbakemelding angående emailen som varslet et nytt innlegg: det var vanskelig å se helt hvor man skulle trykke på grunn av fargene… Les mer »

Sonja Hauan
Gjest
Sonja Hauan

Heisann Tom Georg.

Spennende lesning og noe vi jo ved flere anledninger har fått mulighet til å diskutere. Jeg lurer imidlertid hva du tenker rundt menneskelige feil i beslutningsprosesser jf. ditt forrige innlegg om bios. Kan man rekruttere feil som et resultat av forutinntatthet, slik du ser det? I fagfeltet er det mange som diskuterer «ikke menneskelig intelligens» som et middel for å luke ut ut feilkilder i rekrutteringsøyemed. Har du noen tanker omkring dette? Ha en nydelig dag. Sonja